7.000 custom made rugtassen voor Cisco
Main Sales adviseert en produceert voor high profile tech-event
Elk jaar deelt Cisco hoogwaardige laptop-rugtassen uit aan deelnemers van het Europese Cisco Live Event. Main Sales bedenkt, produceert en levert deze rugtassen, inmiddels voor de zevende keer. Directe opdrachtgever is het internationale marketingbureau George P. Johnson, dat het Cisco-event organiseert. Main Sales’ Bas Kouijzer: 'De opdrachtgever heeft behoefte aan onze adviezen. En er is vaak meer mogelijk dan ze denken.'
Een vrachtwagen vol rugtassen is niet niks. De pakweg zes kilometer benodigde stof wordt speciaal voor deze order geproduceerd want geen enkele fabrikant heeft het op voorraad. Dit én de daadwerkelijke productie van de tassen neemt zo’n drie maanden in beslag. Volgens Kouijzer - zo’n 25 jaar werkzaam in de branche - is dat heel snel: “Het is altijd weer een race tegen de klok. Het helpt dat we altijd met dezelfde producenten werken en dat een vaste Chinese fabrikant de tassen in elkaar zet.” De opdrachtgever is er van verzekerd dat deze zich houdt aan de arbeidsnormen van de International Labour Organization (ILO), waaronder het verbod op kinderarbeid.
Intensief contact in de ontwerpfase
Het bureau heeft overigens amper van doen met de productiefase, vertelt Kouijzer: “Onze samenwerking draait vooral om de ontwerpfase, dan hebben we intensief contact. De enige bekende voorwaarde is namelijk dat er een laptop in de tas moet passen, elk jaar bouwen we het model dus eigenlijk van nul af aan op. Verder hebben aardig wat mensen er iets over te zeggen, zowel bij het marketingbureau als bij Cisco.” Kouijzer zelf begint zich al in januari te oriënteren, op de PSI-vakbeurs in Düsseldorf. Daar doet hij ideeën op, verzamelt hij modellen die Cisco mogelijkerwijs aanspreken. Hiermee opent hij in augustus de communicatie over vorm, kleuren, extra’s en kosten.
Binnen budget
In de ontwerpfase laat Kouijzer de opdrachtgever zien welke aanpassingen er mogelijk zijn, en voor welk budget. ‘Soms komt het bureau of Cisco met een tas die ze mooi vinden, een andere keer gaan we uit van een bestaande tas die ze naar hun wensen willen aanpassen. Ik kan ze bijvoorbeeld adviseren de buitenkant te handhaven, maar de binnenkant te vereenvoudigen. Ik leg hen ook aantrekkelijke gadgets voor waar ze zelf niet aan denken, zoals een usb-stekker in de rugtas. Zo kun je er een powerbank instoppen en aan de buitenkant je telefoon opladen. En we maken een soort keuzemenu, met de bijbehorende kosten, bijvoorbeeld: een extra rits kost vijftig cent extra.”
Finetunen
Kouijzer doorloopt het proces elke editie met de event manager bij het marketingbureau. “De mensen van George P. Johnson weten dat de tijdsdruk hoog ligt en reageren direct als dat nodig is. Dat is prettig werken.”
Als het productie-sample eenmaal bij de klant ligt - waarbij alle materialen zo goed mogelijk op kleur zijn gebracht – is er nog ruimte voor finetunen. Zo moest de rugtas voor 2018 uiteindelijk toch smaller worden.
Om de container met rugtassen voor eind december aan boord te kunnen krijgen, is een uiterlijk half september akkoord op het model nodig. Vanaf dat moment handelt Main Sales het verder af. “Ik laat de klant natuurlijk wel weten dat de kleur van stof en ritsen tien procent van de gewenste PMS-kleur kan afwijken, maar wie eerder dit soort projecten heeft gedaan, begrijpt dat. We bekijken natuurlijk wel een monster van de geverfde stof en als ik over de kleur twijfel, neem ik contact op met de fabrikant. Daar vallen we onze opdrachtgever niet mee lastig. Maar als we niet 100 procent zeker zijn van het aangeboden resultaat, laten we de keuze aan de klant.”
Laatste controle
Begin januari komen de tassen aan in de haven van Rotterdam en worden ze opgeslagen in het centraal magazijn van Main Sales. Daar doet Kouijzer een laatste kwaliteitscontrole: Kloppen de aantallen? Zijn er geen gekke dingen? Vlak voor het event laat Main Sales een eigen truck naar het evenement rijden, in voorgaande jaren onder meer naar Londen, Berlijn en Milaan. Kouijzer: “Een paar jaar geleden wilde Cisco dat we een tas uit de Verenigde Staten één-op- één lieten namaken. We konden dus niet ‘onze’ ritsen gebruiken. Het was het enige jaar dat er klachten kwamen. In een laptop-rugtas zitten op z’n minst goede ritsen. Hij moet toch ook na het event nog jaren mee kunnen. Iedereen is erbij gebaat als we goede kwaliteit leveren.”