Voor grote organisaties met veel verschillende promotieartikelen kan het een dagtaak zijn om de voorraden ervan bij te houden, de juiste producten op tijd te versturen en om nieuwe producten toe te voegen aan het assortiment. Main Sales Europe kan elke organisatie ontzorgen door dit hele beheer op zich te nemen en de producten aan te bieden in een op maat gemaakte webshop. 

“Topcon Positioning Group ontwerpt, fabriceert en distribueert oplossingen op het gebied van nauwkeurige positiebepaling en workflowoplossingen voor de wereldwijde geospatiale, bouw- en landbouwbranche”, vertelt Michiel van Haaften, Creative Engagement manager EMEA bij Topcon Europe Positioning. 

“Wij zijn onder andere verantwoordelijk voor het voorraadbeheer van alle promotiematerialen en de levering hiervan aan lokale distributeurs binnen EMEA (Europa, Midden Oosten en Afrika). Wanneer er een beurs, presentatie of conferentie plaatsvindt waarbij promotiemateriaal gewenst is, kunnen alle EMEA-kantoren dit dus in onze unieke webshop bestellen. Omdat we het Europese hoofdkantoor zijn, is het logisch dat deze rol bij ons ligt.” 

“Stel dat het Franse kantoor van Topcon een bijeenkomst wilt organiseren voor 20 van hun klanten. Dan willen ze een vergaderzaal aankleden met wat banners en brochures en ze willen bij elke stoel een pen en notitieblok neerleggen met daarop het Topcon logo. Wanneer ze de artikelen zelf in deze kleine oplages moeten bestellen, zijn ze duur uit en lopen ze het risico dat het logo op elk artikel net iets anders gedrukt is, wat een slordige uitstraling geeft”, aldus Michiel. 

“Nu hebben we een gecentraliseerde voorraad van alle beschikbare Topcon promotiematerialen in de webshop. Van hieruit worden de juiste artikelen besteld, ook in kleine oplages. Omdat wij de producten in grote aantallen inkopen, genieten we van schaalvoordelen, waar ons dealernetwerk weer van kan profiteren. En omdat Main Sales het hele proces overziet, zijn wij er gerust op dat bij alle promotiematerialen exact dezelfde kleuren zijn gebruikt en dat er een uniformiteit is in de uitstraling binnen de gehele EMEA.” 

Om op een dergelijke manier de promotiematerialen te kunnen aanbieden, moet het proces van bestellen zo gemakkelijk mogelijk verlopen. Michiel licht toe: “Daarom hebben we ervoor gekozen om een webshop te laten maken die geheel in de stijl van Topcon is gebouwd. Hierin staan alle Topcon-producten duidelijk vermeld met afbeeldingen en prijzen. Zodra de bestelling is geplaatst, draagt Main Sales er zorg voor dat de juiste producten bij elkaar worden gezocht en dat deze zo snel mogelijk worden verzonden. Aan het einde van de maand draaien we een rapportage uit met alle bestellingen die er zijn geweest, zodat we gemakkelijk alle lokale kantoren kunnen factureren.” 

De promoshop is gebouwd op het platform van Calabi, waarmee Main Sales een jarenlange relatie heeft en hierdoor kent Main Sales het platform van binnen en van buiten. Daardoor is de integratie en uitwisseling van gegevens m.b.t. bestellingen, voorraadbeheer, financiën en logistiek gegarandeerd. 

“Dit hele proces gaat buiten Topcon om, waardoor wij volledig ontzorgd worden. Aangezien het verzorgen van promotiematerialen niet onze core business is, voelen wij ons er prettig bij om dit uit te besteden aan een partij die hier wel helemaal in thuis is”, aldus Michiel.